1. Startsida
  2. Upphandlingsarbete
  3. Använding av prismodeller
Staplade mynt med växter på toppen

Använding av prismodeller

Upphandlare kan använda sig av en prismodell för att på ett transparent sätt inkludera hållbarhetsaspekter i utvärderingen av olika anbud, och på så sätt gynna de mer hållbara anbuden i en upphandling. Här beskriver vi varför användningen av prismodeller är viktig och ger konkreta exempel på hur de har tillämpats i praktiken.

Varför behövs prismodeller?

Den offentliga sektorn har precis som hushåll en begränsad budget. När vi själva går och handlar gör vi konstant avvägningar mellan fler faktorer som exempelvis kvalitet, livslängd och pris. Detta är en flexibilitet som en upphandlare inte har till samma utsträckning. Utvärderingsprocessen som sker vid beslutfattandet måste vara transparent och förutsägbar för att uppfylla de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Alltså kan en upphandlare inte välja det anbud som exempelvis har längst livslängd på sina produkter eller bäst kontroll över sin värdekedja om detta inte är specificerat i upphandlingens utvärderingsprocess. Utöver detta är upphandlaren bunden till att välja det anbud som är mest ”ekonomiskt fördelaktigt”, vilket oftast tolkas som anbudet med lägst pris.

Traditionellt sett har upphandlingar därav strävat efter lägsta möjliga pris, för att sträcka budgeten (som ofta består av skattepengar) så långt som möjligt på ett transparent och förutsägbart sätt som allmänheten förstår sig på. När upphandlare inte tar hela produktens livslängd i beaktning kan det som anses vara ekonomiskt fördelaktigt på kort sikt, prioriteras över det som är ekonomiskt fördelaktigt på lång sikt. Exempelvis kan det vara ekonomiskt fördelaktigt att investera i bättre isolering, trots att det är dyrare vid köptillfället, eftersom det bidrar till en lägre energiförbrukning under byggnadens livstid. Ett annat exempel är att det kan vara dyrare att investera i hållbara möbler vid köptillfället, men billigare över tid då slitstarka möbler ej behöver repareras i samma utsträckning eller bytas ut lika fort. En prismodell kan användas som ett verktyg för att få med ett långsiktigt hållbarhetstänk i upphandlingen.

Vad är en prismodell?

Prismodeller är modeller inom offentlig upphandling som bygger på den traditionella utvärderingsmetoden (att välja det anbud som har lägst pris/kostnad) men de inkluderar även fler aspekter som exempelvis hållbarhet i priset. Det innebär att sätta ett teoretiskt monetärt värde på den aspekt man vill inkludera, för att sedan inkludera det i anbudspriset, det vill säga det pris som leverantörerna tävlar med. Med hjälp av prismodeller kan upphandlare på ett transparent och förutsägbart sätt kommunicera hur anbudsutvärderingarna genomförs för att inkludera exempelvis miljö- och klimataspekter. Den vanligaste metoden är att ge rabatter till de anbud som uppfyller olika hållbarhetsaspekter så att de blir mer konkurrenskraftiga.

Olika prismodeller som gynnar hållbara alternativ

Låt oss förklara figuren nedan med ett påhittat scenario. Vid en upphandling av datorer till en kommun har fyra olika verksamheter lagt var sitt anbud. Om upphandlaren väljer en prismodell som endast ser på pris och inte kvalitet eller miljöprestanda kommer anbud B att vinna upphandlingen, eftersom deras anbudspris är lägst. Om kommunen i stället väljer att med hjälp av tilldelningskriterium tilldela en rabatt till de anbud som har bäst miljöprestanda ser utfallet annorlunda ut. I detta fall får både anbud A och C en rabatt då de använder sig av renare energikällor. Anbud A använder sig av fossilfri (men inte förnybar) energi medan anbud C använder sig av förnybar vindkraft och därför får större rabatt. Med denna prismodell vinner anbud C upphandlingen i stället för anbud B, vilket också är ett mer hållbart alternativ.

Pengastaplar som visar vad olika typer av industrier kostar

Tilldelningskriteriernas omfattning och formulering kan därav vara avgörande för vilket anbud som vinner upphandlingen. Det är dock viktigt att komma ihåg att rabatten endast är teoretisk och att den upphandlande organisationen fortfarande måste betala det fulla anbudspriset för produkten eller tjänsten. Prismodeller som gynnar hållbara alternativ kan appliceras på flera olika sätt i praktiken. Hur detta går till förklaras bäst med hjälp av exempel, enligt nedan.

Prismodell med procentuellt mervärde

Exempel: Malmö stads upphandling av cirkulära skyltar

Malmö stad genomförde 2020 en cirkulär upphandling av skyltar, där anbudsgivarnas cirkulära tänk sattes i fokus med hjälp av just en prismodell. Om anbudsgivaren kunde bevisa erfarenheter av ett cirkulärt hanterande av sina skyltar i form av återbruk av både egna och tidigare kunders skyltar, samt cirkulär design och återvinning av skyltars olika komponenter kunde de totalt få max ett mervärde på 40 procent. I detta fall resulterade upphandlingen i att en verksamhet med ett tydligt cirkulärt tänkande vann upphandlingen. Avvägningen mellan de olika mervärdena och vad som krävdes från anbudsgivarna kan ses i tabellen nedan.

Tilldelningskriterier

Bedömningskriterier

Bevis

mervärde

Återbruk hos beställaren- lagerhållning av skyltar

Anbudsgivaren har ett uttalat arbetssätt och erfarenhet av att lagerföra skyltar åt kunder, där skyltar som inte längre används på ett område hos kunden tillfälligt lagerförs hos anbudsgivaren för att sedan placeras på ett annat område hos kunden.

Anbudsgivaren ska lämna in en beskrivning på hur detta arbete ser ut och bifoga två referenser från två olika kunder

10%

Återbruk hos leverantören- återtagande av sålda skyltar efter användning

Anbudsgivaren har ett uttalat arbetssätt och erfarenhet av att efter användning återta skyltar från kunder och återbruka hela eller delar av skylten i sin produktion. Det ska vara ett systematiskt tillvägagångssätt som ger anbudsgivaren incitament att återta skylten och som anbudsgivaren kommer överens med kunden om vid införskaffandet.

Anbudsgivaren ska lämna in en beskrivning på hur detta arbete ser ut och bifoga två referenser från två olika kunder med tillhörande fakturor, offerter eller liknande dokument där det framgår att anbudsgivaren förbundit sig att återta skylten efter användning för att återbruka hela eller delar av skylten i sin produktion.

10%

Återvinning av skyltar och elektriskt material

Anbudsgivaren har ett uttalat arbetssätt och erfarenhet av en optimal materialåtervinningsprocess. En optimal materialåtervinningsprocess innebär att skyltar, så som belysta skyltar, är isärtagbara och att det sker en process där skyltens olika material separeras för bäst möjliga materialåtervinning. Det ska vara möjligt att separera material så som aluminium, plast, glas och elektronik från skyltarna.

Anbudsgivaren ska lämna in en beskrivning av sin optimerade återvinningsprocess där det anges hur separeringen sker och vem som ansvarar för separeringen. Anbudsgivaren ska också bifoga produktritning och beskrivning på två (2) skyltar som offererats där det framgår att skylten är isärtagbar.

20%

Prismodell med fast mervärde

Exempel: Region Gävleborgs upphandling av flergångskuddar

Ett mervärdesavdrag (även kallat kvalitetsavdrag) bygger på samma princip som en procentuell nedräkning, men är en förutbestämd prisminskning i stället för en procentuell. När Region Gävleborg valde att applicera cirkulärt tänkande på sin textilupphandling inom vården ersattes den tidigare upphandlingen av engångskuddar till flergångskuddar som kan tvättas mellan varje patient utan risk för kontaminering mellan patienterna. För att öka det cirkulära tänket ytterligare valde regionen att även ge ett fast mervärde baserat på flergångskuddarnas innehåll av återvunnet material, vilket kan ses i tabellen nedan.

Andel återvunnet material

Fast mervärde

0% – 30%

Anbudet diskvalificeras

31% - 60 %

80 000 kr

61% - 90 %

130 000 kr

91% - 100%

230 000 kr

Prismodell med prisminskning efter rankning

Ännu en prismodell är att ranka de ledande anbudens hållbarhet i form av exempelvis produktens cirkularitet eller leverantörens strategiska miljöarbete. Denna metod är en version av de två tidigare, men istället för att alla anbud som uppfyller kriteriet får rabatt får endast ett fåtal anbud rabatten baserat på hur bra de presterar i relation till de andra anbuden. På så sätt kan man som upphandlare driva på ett kontinuerligt arbete inom branschen.

Rankning

Avdrag i procent

Mervärdesavdrag

1

30%

250 000 kr

2

20%

150 000 kr

3

10%

50 000 kr

4

0%

0 kr

Prismodeller kan vara ett användbart sätt för upphandlare att inkludera hållbarhetsaspekter i offentlig upphandling. Det är dock viktigt att de tilldelningskriterium som man använder följer upphandlingslagstiftningen. Det finns även en problematik med att försöka sätta ett monetärt värde på till exempel natur eller föroreningar, men prismodellens syfte är inte att svara på den frågan utan att göra de mest hållbara alternativen mer konkurrenskraftiga.

EU:s fem grundläggandeprinciper

EU-rätten har fastställt fem grundläggandeprinciper för en rättvis upphandlingsprocess:

  1. Principen om icke-diskriminering
  2. Principen om likabehandling
  3. Principen om öppenhet
  4. Principen om ömsesidigt erkännande
  5. Principen om ömsesidighet

Läs mer de fem principerna på Upphandlingsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.